Gäller fr.o.m. 2023-01-01
A. ALLMÄNT
1. Dessa allmänna villkor reglerar förhållandet mellan E-Tjänster i Grönfjäll, orgnr 660929-8564 (Byrån),
och Byråns uppdragsgivare (Kunden).
2. Tillsammans kallas Byrån och Kunden för Part.
3. Dessa allmänna villkor ska gälla mellan Parterna enligt ett ömsesidigt bekräftat Uppdragsavtal. Dessa allmänna villkor reglerar också Byråns roll som personuppgiftsbiträde med Kunden som personuppgiftsansvarig
(se avsnitt J Personuppgifter).
4. I Uppdragsavtalet anges vilka tjänster enligt avsnitt B som är aktuella för Kunden.
5. Avvikelser från dessa allmänna villkor ska anges i Uppdragsavtalet.
6. Byrån börjar utföra Tjänst efter Kundens bekräftelse av Uppdragsavtalet.
B. TJÄNSTER (se även C1)
1. Löpande bokföring: Registrering av verifikationer i bokföringsprogram. Kunden åtar sig att lämna verifikationer och kassarapporter enligt Byråns instruktion. Varje affärshändelse ska ha en verifikation, insorterad
i datumordning. Byrån åtar sig att rapportera resultat och ställning inom lagstadgade tidsfrister (se dock E.8). Byrån återlämnar Kundens underlag när bokslutet är färdigt.
2. Löpande resultatuppföljning: Genomgång resultat och ställning, rimlighetsbedömning, kommentering enligt kundens önskemål.
3. Fakturering: Upprättande av fakturor utifrån underlag från Kunden, sändning till fakturamottagare. Kunden
åtar sig att lämna fakturaunderlag till Byrån senast 5 arbetsdagar före fakturadag.
4. Kundreskontra: Uppdateringar med fakturor, betalningar, avstämning mot bokföring.
5. Påminnelser, dröjsmålsräntor, betalningsförelägganden:
Utsändning av påminnelser för obetalda fakturor och underlag för dröjsmålsräntor. Byrån bistår Kunden med upprättande av ansökningar om betalningsförelägganden. Kunden sätter gränser för när påminnelser ska sändas ut, attesterar dröjsmålsränteunderlag, attesterar ansökningar om betalningsförelägganden.
6. Leverantörsbetalningar: Upprättande av betalningsförslag veckovis i Kundens betalningssystem. Kunden som önskar attesterarutbetalningarna och verkställer dem. Under informerad semesterperioden behöver Byrån assistans från Kunden.
7. Leverantörsreskontra: Uppdateringar med fakturor, betalningar, avstämning mot bokföring.
8. Statistik: Uppgiftslämning till SCB, restaurangrapporter, månadsstatistik Collectum , etc.
9. Skattedeklarationer: Momsdeklaration, lönedeklaration (i förekommande fall på individnivå – AGI), periodisk
rapport. Kunden åtar sig att tillhandahålla namn och personnummer för varje anställd.
10. Löner: Beräkningar och/eller betalningar av löner. Kunden åtar sig att lämna attesterade underlag för löneberäkningar till Byrån senast 5 arbetsdagar före löneutbetalning.
Kunden, som så önskar, åtar sig att attestera underlag för lönebetalningar senast 5 arbetsdagar före utbetalning.
Om uppdraget omfattar både beräkning och utbetalning av löner innebär denna punkt således två
tidsfrister á 5 arbetsdagar. Kunden och de anställda ska tillhandahålla hur de vill ha sina lönebesked skickade.
Under informerad semesterperioden behöver Byrån assistans från Kunden.
11. Kontrolluppgifter: Upprättande av kontrolluppgifter (utöver vad som ingår i AGI), uppgiftslämning till Skatteverket, sändning till anställda. Kunden åtar sig att tillhandahålla namn och personnummer för varje anställd.
12. Årsuppgifter om anställda: Årsstatistik (Fora, restaurangrapport etc.)
13. Resultatplanering: Genomgång före räkenskapsårets slut av resultat och ställning. Kunden åtar sig att
senast en månad före räkenskapsårets slut lämna in väsentliga uppgifter för det kommande bokslutet. Byrån
åtar sig att göra en prognos för det kommande bokslutet och ta upp diskussion om ev åtgärder
14. Bokslut: Avslut av räkenskaperna, upprättande av årsbokslut eller årsredovisning, samordning med revision, upprättande av årsstämmoprotokoll samt inlämning till Bolagsverket. Kunden åtar sig att lämna underlag till Byrån senast vid utgången av månaden efter räkenskapsårets slut. Kund med varulager åtar sig att genomföra inventering på eller i nära anslutning till räkenskapsårets sista dag. Byrån åtar sig att färdigställa årsbokslutet inom lagstadgade tidsfrister (se dock E.8). Byrån arkiverar ackumulerad verifikationslista och huvudbok, rapporterna lämnas ut på begäran.
15. Inkomstplanering: Genomgång före kalenderårets slut av inkomster och avdrag. Kunden åtar sig att senast
två månader före kalenderårets slut lämna in väsentliga uppgifter för den kommande inkomstdeklarationen.
Byrån åtar sig att göra en prognos för den kommande inkomstdeklarationen och ta upp diskussion om ev åtgärder.
16. Inkomstdeklaration: Upprättande för verksamheten och verksamhetens ägare, inlämning till Skatteverket.
Kunden åtar sig att lämna underlag inkl förtryckt deklarationsblankett till Byrån omgående när den förtryckta
blanketten kommer från Skatteverket, alternativt lägga till Byrån som deklarationsombud. Byrån åtar sig att färdigställa inkomstdeklarationer inom lagstadgade tidsfrister (se dock punkt E.8).
Kunden åtar sig att lämna underlag för ex reseavdrag, boendeavdrag osv senast 1 månad innan deklaration skickas ut.
17. Rådgivning: Ordinarie rådgivning kring den löpande redovisningen, tillhandahålls om kunden uttrycker detta önskemål.
18. Specialistrådgivning: Rådgivning från specialist inom bolagsrätt, avtalsrätt, skatterätt, familjerätt samt
försäljning av företag, hänvisas till fackmän inom respektive områden. Byrån kan erbjuda information för att komma i kontakt med dessa fackmän.
19. Kompletteringar: Komplettering av bristfälliga underlag, skanning m.m. skall inkomma enligt från Kunden inom skärlig tid efter anmodan. Byrån ansvarar inte för eventuella påföljder från myndigheter.
20. Samarbete med kund: Byrån kan tillhandahålla programvara om kunden inte har egen. Önskar kunden använda sitt eget program ordnar kunden eventuella administratör registrering, inkl de rättigheter som behövs för att Byrån ska kunna utföra arbetet i Kundens programvaror.
21. Lagerbolag: Byrån förmedlar kontakter för att köpa nytt aktiebolag till Kunden, med omgående leverans.
22. Snabbavveckling av aktiebolag: Byrån förmedlar kontakter för att sälja aktiebolag utan verksamhet av Kunden.
23. Digital rapportering: Rapportering från redovisningen via e-post, skickas efter kundens önskemål.
24. Förvaring: Förvaring av Kundens underlag ingår i uppdraget, Kunden kan när som helst begära underlagen tillbaka. Kunden står för kostnader i samband med återsändningen.
C. LEVERANSER
1. Kunden åtar sig att leverera material och uppgifter i så god tid att Byrån kan utföra Tjänsterna inom normal
arbetstid och bli färdig inom gällande tidsfrister. Byrån lämnar instruktioner för digitalisering av materialet och
automatisering av tjänsternas utförande.
2. Leveranstider till och från Byrån anges i avsnitt B för de vanligaste tjänsterna.
3. Inlämningstider för tjänsterna regleras i Uppdragsavtalet.
4. Kunden åtar sig att besvara frågor från Byrån inom 2 arbetsdagar.
5. Kunden åtar sig att vidarebefordra frågor från Skatteverket, Bolagsverket, eller annan myndighet som berör
Byråns Tjänster för Kunden, samt från revisor till Byrån inom 2 arbetsdagar.
6. Kunden åtar sig att se till att inlämnat material följer relevant normgivning och Byråns instruktioner.
7. Inkomna underlag från Byråns Kunder bearbetas i den turordning Kunderna lämnar in underlagen.
8. Kunden åtar sig att själv rapportera till externa mottagare, t ex bank eller revisor.
9. Kunden åtar sig att kvittera ut sina underlag inom 10 arbetsdagar efter att Byrån har informerat om att arbetet
med en Tjänst är klart, t ex bokslutet för ett visst räkenskapsår.
10. Vid avslut av hela uppdragsförhållandet sammanställs Kundens material och lämnas ut mot kvittens till Kunden, samt vid behov SIE-fil från bokföringen och PDFfiler. Byråns dokumentation och datafiler i övrigt lämnas
inte ut, med undantag för vad som krävs enligt dataskyddsförordningen GDPR.
D. ARVODE
1. Byrån utför Tjänster till informerat timpris som debiteras per 15 minuter. Kunden debiteras för använda materiel ex papper, utskrifter, pärmar, porton mm. Prislistan uppdateras vid behov, normalt årligen.
2. Fakturering sker löpande eller efter månads/kvartalsuppdraget färdigställande. Övriga tjänster faktureras
när de är färdiga.
3. Delfakturering och/eller förskottsfakturering kan göras vid större uppdrag, för Tjänster som utförs under lång tid eller vid osäkerhet om Kundens betalningsförmåga.
4. Betalningsvillkor är förfallodag 30 dagar efter fakturadag, men kan minskas till direktbetalning vid osäkerhet om
Kundens betalningsförmåga. Vid betalning efter förfallodagen tas dröjsmålsränta ut med f n 2 % per månad.
5. Avgifter tas ut enligt Lag (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m m. Dröjsmålsränta tas ut enligt
Räntelagen (1975:635). Med beaktande av 1 § i Räntelagen avtalas betalningsvillkoren i dessa allmänna
villkor (se D. 4).
6. Vid utebliven betalning efter mer än en påminnelse förbehåller sig Byrån rätten att införa omedelbart arbetsstopp tills betalning erhålls. Byrån ska informera Kunden om arbetsstopp införs.
7. Byrån förbehåller sig rätten att behålla egenproducerat material (t ex en bokföringsrapport) vid osäkerhet
om Kundens betalningsförmåga tills betalning har erhållits.
8. Om Byrån behöver gå igenom materialet före bearbetning så faktureras arbetet enligt gällande prislista.
9. Kunden åtar sig att själv i förekommande fall betala för frakt av sitt material och andra avgifter (till t.ex. Bolagsverket). Byrån åtar sig att göra utlägg som sedan faktureras till Kunden enligt gällande prislista.
E. ANSVAR
1. Kunden ansvarar för:
a. Komplett och korrekt räkenskapsmaterial
b. Redovisningen och rapporter från redovisningen
c. Redovisning och betalning av skatter och avgifter för verksamheten och för anställda, på lagstadgat
sätt (inkl företagsregistrering hos Skatteverket, skattedeklarationer och inkomstdeklarationer)
d. Relevanta tillstånd för verksamheten
e. Interna rutiner för att upptäcka fel och oegentligheter i sin verksamhet
f. Uppskattningar i årsbokslut
2. Byrån ansvarar för:
a. Utförande av Tjänster enligt Uppdragsavtalet och enligt gällande normgivning
b. Bedömning av inlämnade underlags kvalitet och rimlighet
c. Förhindrande av uppenbara fel i redovisningen
d. Information till Kunden om upptäckta fel och oegentligheter
3. Byrån ansvarar endast för sin egen verksamhet och är inte skadeståndsskyldig för skador till följd av att
Kunden har lämnat ofullständiga eller felaktiga uppgifter eller instruktioner.
4. Kunden ansvarar för sin företagslednings affärsmässiga beslut.
5. Byrån är inte ansvarig för bortfall hos Kund av produktion eller vinst, inte heller för någon annan indirekt
skada eller följdskada.
6. Byrån är inte ansvarig för följderna av ändrad normgivning.
7. Vid elektronisk kommunikation ska Parterna använda kommersiellt rimliga metoder för viruskontroll och sekretess.
8. Vid sen/utebliven inlämning av underlag till Byrån (se C.1), eller sena/uteblivna svar på frågor (se C.4), ansvarar Kunden för ev ekonomiska påföljder (t ex förseningsavgifter från Skatteverket eller Bolagsverket,
skattetillägg), liksom för ev brott mot normgivning som berör området för Tjänsten (t ex brott mot god redovisningssed, skatterätt eller bolagsrätt). Det samma gäller vid arbetsstopp (se D.7).
9. Byrån ansvarar för att dess programleverantörer tillhandahåller systemdokumentation och behandlingshistorik
när arbetet utförs i Byråns system. Byrån tillhandahåller systemdokumentation och behandlingshistorik
på begäran av Kunden. Kunden ansvarar för systemdokumentation och behandlingshistorik när arbetet
utförs i Kundens system. Kunden ansvarar för all data som hanteras i kundens IT-system. Byrån tar inget ansvar för kundens IT-system eller data som lagras i kundens IT-system.
10. Byrån lyder under lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism, samt dataskyddsförordningen (GDPR) med tillämplig lagstiftning
11. Reklamation: Om Kunden anser att Byrån har begått ett fel så ska Byrån efter en reklamation beredas möjlighet och skälig tid för att avhjälpa felet. Kundens rätt till skadestånd eller annan gottgörelse förverkas om
reklamationen inte görs inom 30 dagar.
12. Ansvarsförsäkring: Byrån åtar sig att vid var tid ha en gällande ansvarsförsäkring. Om ett skadefall inträffar
så åtar sig Kunden att skriftligen meddela detta till Byrån samt att ställa nödvändig information till förfogande
för försäkringsföretagets bedömning.
13. Force majeure: Om Part förhindras att uppfylla sina åtaganden genom händelser utanför dennes kontroll
(t.ex. arbetskonflikt, brand eller annan olycka, naturkatastrof, störningar i distribution av el, tele och datatrafik)
så ska Parten vara befriad från sina åtaganden enligt dessa allmänna villkor till den del de har påverkats
av händelsen ifråga. Part ska omedelbart meddela den andre Parten när force majeure inträffar och
upphör.
F. PERSONAL OCH UNDERLEVERANTÖRER
1. Vardera Parten ansvarar själv för sin personals och sina underleverantörers prestationer.
2. Part ska rikta ev ansvarsanspråk mot den andre Parten, inte mot personal eller underleverantörer.
G. SEKRETESS
1. Vardera Parten åtar sig att hemlighålla den andre Partens affärshemligheter och andra konfidentiella uppgifter
som kommer till Parts kännedom.
2. Parternas ömsesidiga sekretesskyldighet fortsätter att gälla även efter att uppdragsförhållandet har upphört,
utan tidsgräns.
3. Parterna ansvarar för att sekretesskyldigheten även iakttas av personal och underleverantörer.
4. Byrån får lämna information om utförda Tjänster om det krävs enligt lagstiftning eller förordning, samt i
samband med kvalitetskontroll, men då gäller sekretesskyldigheten även den som genomför kvalitetskontrollen
(se I.2).
5. Byrån får lämna relevant information om utförda Tjänster för Kunden till revisor om sådan finns.
6. Kunden medger att Byrån får uppge Kunden som referens i andra uppdrag, men inga andra uppgifter än
Kundens namn utan skriftligt medgivande från Kunden.
7. Sekretesskyldigheten gäller inte för Byrån när information måste lämnas enligt lag eller vid tvist
8. Byrån får sända datafiler med information om Kunden till supportavdelning etc hos programleverantör som
omfattas av sekretesskyldigheten.
H. REKRYTERING
1. Part är förhindrad att utan den andre Partens skriftliga medgivande rekrytera personal som är eller har varit
anställd hos Part innan 2 år har förflutit sedan den anställde slutade sin anställning.
I. KVALITETSSÄKRING
1. Byrån följer utsatta regler för god bokföringssed och lagar gällnde redovisning. Byrån genomför intern kvalitetskontroll på utvalda områden löpande.
2. Kvalitetskontrollen omfattas av sekretesskyldighet (se G.4).
J. PERSONUPPGIFTER
1. Byrån behandlar personuppgifter för egen räkning, som personuppgiftsansvarig enligt EU-rätt och svensk
rätt, med ”rättslig förpliktelse” som rättslig grund.
2. Rättslig förpliktelse innebär att behandla personuppgifter och arkivera dem i den utsträckning som behövs
för att uppfylla kraven i lagar och förordningar, såsom bokföringslagen, skattelagstiftningen, lagen mot penningtvätt m.fl.
3. Byrån behandlar personuppgifter för Kundens räkning, som personuppgiftsbiträde enligt EU-rätt och
svensk rätt, med den rättsliga grunden att ”uppfylla avtal”.
4. Byråns identitet framgår av punkt A.1. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter för Kunden är att
uppfylla uppdragsavtalet med Kunden. Lagringstiden är 10 år för att uppfylla dokumentationskraven. Klagomål som rör behandlingen av personuppgifter för Kundens räkning kan framföras till Datainspektionen, som är tillsynsmyndighet.
5. Kunden är personuppgiftsansvarig för sina register, även när Byrån får i uppdrag att sköta dem. Kunden
ansvarar för att i förekommande fall inhämta medgivande från vårdnadshavare för registrering av personuppgifter
för barn under 16 år.
6. Byrån får som personuppgiftsbiträde bara behandla personuppgifter enligt Kundens instruktioner. Byrån
(personuppgiftsbiträde) förbinder sig att vidta samma säkerhetsåtgärder som Kunden (personuppgiftsansvarig).
7. Byrån lämnar inte ut Kundens kontaktuppgifter till utomstående adressregister.
8. Byrån använder inte Kundens kontaktuppgifter för direktmarknadsföring.
9. Kunden godkänner att Byrån använder Kundens kontaktuppgifter för att sända egen information från Byrån.
K. GILTIGHETSTID
1. Uppdraget kan när som helst avslutas av vardera parten. Uppsägningstiden är 1 månad för båda Parterna och ska ske sensat den sista månaden innan. Byrån har rätt att debitera kostnader för flytt till annan redovisningsbyrå samt/eller genomsnittlig tid som Kunden brukligen använder under en månad.
2. Uppsägning av uppdraget, liksom av enstaka tjänster, ska göras skriftligen, t.ex. via e-post.
L. ÄNDRINGAR
1. Ändringar i de allmänna villkoren med bilagor aviseras på hemsidan (www.e-tjansterigronfjall.se).
2. Ändringar i uppdragsförhållandet, såsom tillägg eller borttagande av Tjänster, ska bekräftas genom skriftliga
tillägg till Uppdragsavtalet eller i uppdaterat Uppdragsavtal.
M. PRIORITERING
1. Om villkor i olika dokument strider mot varandra gäller följande prioritetsordning:
a. Uppdragsavtalet
b. Bilagor till Uppdragsavtalet
c. Dessa allmänna villkor
N. TVIST
1. Tvist mellan Parterna ska lösas av allmän domstol, med Lycksele tingsrätt som första instans.